Zanimljivo je kako dokumentacija nastaje. Sve obično krene vrlo bezazleno: jedan račun, dva ugovora, nekoliko potvrda.
A onda, gotovo neprimjetno, dođete do tri puna registratora, ladice koja se više ne zatvara, stola koji izgleda kao da netko pokušava rekonstruirati povijest poslovanja posljednjih deset godina.
Papir rijetko dolazi sam.
Digitalizacija nije samo „skeniraj pa spremi“
Mnogi zamišljaju digitalizaciju ovako: uzmeš skener - napraviš PDF - baciš papir - postaneš modernoa firma.
Ali poanta digitalizacije puno je šira od toga. Digitalizacija znači da dokument možete pronaći u nekoliko sekundi jer više ne ovisite o fizičkoj lokaciji, trošite manje vremena na administraciju i ured prestaje izgledati kao arhiva iz prošlog desetljeća.
Drugim riječima: ne digitalizirate samo dokumente - digitalizirate vlastiti način rada.
Najveća prednost? Mozak više nije hard disk
Postoji poseban oblik poslovnog stresa koji se zove: „Znam da negdje imam taj račun.“ To je onaj tihi mentalni popis koji poduzetnici nose svaki dan: gdje je ugovor, jesam li poslao dokument, tko ima original, u kojem je registratoru...
Kada dokumentacija postane digitalna i organizirana, događa se nešto vrlo jednostavno: Mozak se prestaje baviti administrativnim preživljavanjem.
I odjednom imate više energije za posao, klijente, razvoj poslovanja ili barem jednu mirnu kavu bez panike.
„Ali ja volim imati papir u ruci“
Naravno. I mnogi vole stare CD-ove, telefonske imenike i legendarne Nokije s tipkama. A realnost danas često izgleda ovako: dokument stigne mailom - pošalje se mailom - spremi digitalno - isprinta se - pa se kasnije ponovno skenira.
To je administrativna verzija kruženja vode u prirodi.
Digitalna arhiva vraća prostor
Jedan registrator ne djeluje kao problem. Ali dokumentacija se ne zadržava na jednom registratoru. Tijekom godina ured lako počne izgledati kao malo skladište.
Digitalna arhiva vraća prostor stolovima i zaposlenicima. Nestaju stvari poput kutija po podu, registratora koji zauzimaju pola zida i poznate rečenice: „Nemoj dirati tu hrpu, to je posloženo.“
Traženje dokumenta više nije ekspedicija
Papirnata arhiva često izgleda ovako:
- Tražite dokument
- Ne nalazite dokument
- Otvarate sve fascikle
- Postajete nervozni
- Pronađete nešto potpuno nepovezano iz 2016.
Digitalna arhiva:
- Upišete naziv
- Kliknete
- Gotovo
To je razlika između lova na blago i normalnog poslovanja
Sigurnost je često veća nego što ljudi misle
Česta reakcija je: „A što ako nestane cloud?“ Pošteno pitanje. Ali vrijedi postaviti i nekoliko drugih: Što ako dođe do poplave? Što ako izbije požar? Što ako se kava prolije po jedinom originalu ugovora?
Papir djeluje sigurno sve dok ne upozna vodu, vatru i ljudsku organizaciju.
Digitalizacija nije budućnost
Najzanimljivije je što velik broj tvrtki već posluje digitalno: računi dolaze e-mailom, komunikacija ide online, potpisi su elektronički, sastanci su virtualni.
A onda usred svega toga još uvijek postoji onaj jedan registrator i osoba koja kaže: „Bez papira meni to nije službeno.“
To je kao da vozite električni automobil, ali iza njega vučete kočiju — za svaki slučaj.