Nekoliko osnovnih informacija prije prvog kontakta može uštedjeti vrijeme, pomoći da dobijete konkretnije odgovore i olakšati početak suradnje. Evo što je korisno pripremiti unaprijed:
1. Čime ćete se baviti
Prvo i najvažnije pitanje koje će vam gotovo svaki knjigovođa postaviti jest: "Čime se točno bavite ili što planirate raditi?"
Na primjer:
- pružate uslužne djelatnosti (IT, marketing, edukacije, dizajn i slično)
- prodajete proizvode
- radite s klijentima u Hrvatskoj ili inozemstvu
- poslujete s fizičkim osobama ili drugim tvrtkama
Ove informacije utječu na moguće PDV obveze, način vođenja poslovnih knjiga, potrebne evidencije i opseg administracije.
Ne morate imati potpuno razrađen poslovni plan, ali osnovna slika poslovanja puno znači.
Što jasnije objasnite čime se bavite, to ćete dobiti konkretnije informacije.
2. Hoćete li biti u sustavu PDV-a
Ako već znate da ulazite u sustav PDV-a ili planirate uskoro prijeći prag, imate inozemne klijente ili možda surađujete s većim tvrtkama to je važno odmah spomenuti.
Ako još ne znate odgovor – nema problema. Dovoljno je objasniti kako zamišljate poslovanje i kakve klijente očekujete.
Na temelju tih informacija knjigovođa može procijeniti što bi moglo biti najprikladnije rješenje.
3. Očekivani opseg poslovanja
Ne trebate davati potpuno precizne brojke. Dovoljne su okvirne procjene poput:
- koliko računa mjesečno očekujete
- hoćete li imati zaposlenike
- koliko često ćete izdavati račune
- planirate li veće troškove ili ulaganja
To pomaže procijeniti opseg posla, potrebnu organizaciju i okvirnu cijenu knjigovodstvenih usluga
Jedna firma s pet računa mjesečno i druga sa stotinama računa nemaju iste potrebe.
4. Imate li već firmu ili ste tek u procesu otvaranja?
Ova informacija mijenja cijeli pristup. Ako tek otvarate poslovanje kreće se od početka i lakše je odmah pravilno postaviti procese.
Ako već poslujete, važno je znati od kada poslujete, jeste li već imali knjigovođu, postoji li postojeća dokumentacija i najvažnije - postoje li otvorene obveze ili specifične situacije.
Što je početna slika jasnija, prijelaz i organizacija bit će jednostavniji.
5. Način komunikacije koji vam odgovara
Na prvi pogled ovo možda ne djeluje važno, ali u praksi može značajno utjecati na suradnju. Razmislite želite li većinu stvari rješavati e-mailom ili preferirate telefonske razgovore, trebate li detaljnija objašnjenja i koliko želite biti uključeni u administrativni dio poslovanja.
Neki klijenti žele kratke informacije i podsjetnike, dok drugi žele razumjeti svaki detalj.
Dobra suradnja ne ovisi samo o stručnosti, nego i o tome odgovara li vam način rada.
6. Što očekujete od knjigovođe?
Različiti poduzetnici imaju različita očekivanja. Primjerice, možda želite da knjigovođa vodi većinu procesa, redovito vas podsjeća na rokove, da vam objašnjava porezne i poslovne situacije i upozorava na moguće probleme unaprijed. Ne postoji pogrešan odgovor.
Ali ono što nije izgovoreno na početku često kasnije stvara nesporazume. Jasna očekivanja znače jednostavniju suradnju.
Što ne morate znati unaprijed?
Mnogi novi poduzetnici odgađaju kontakt s knjigovođom jer misle da prvo moraju sve sami proučiti. To nije potrebno.
Ne morate biti stručnjak za knjigovodstvo da biste razgovarali s knjigovođom. Ne morate znati porezne propise, razumjeti sve obrasce, razlikovati sve vrste poreza niti imati odgovor na svako pitanje. Upravo zato i tražite stručnu pomoć.
Dovoljno je imati osnovnu ideju o tome što planirate i otvoreno postaviti pitanja.
Zašto je ova priprema važna?
Kada unaprijed imate osnovne informacije razgovor postaje konkretniji, lakše dobivate točnu ponudu, izbjegavaju se nesporazumi i početak poslovanja prolazi jednostavnije.
Nekoliko minuta pripreme može vam uštedjeti mnogo vremena kasnije.
Ako ste u fazi pokretanja poslovanja i tražite jednostavan i jasan pristup knjigovodstvu, slobodno se javite.