Papirnati računi polako odlaze u prošlost
Mnogi poduzetnici još uvijek imaju poznatu rutinu: račun završi u novčaniku, u pretincu automobila, u džepu ili fasciklu koji će „jednom odnijeti knjigovođi“.
Danas cijeli proces može izgledati puno jednostavnije: ako poduzetnik plati račun gotovinom ili karticom i zatraži R1 račun – primjerice na benzinskoj postaji, u restoranu, hotelu ili trgovini – račun se može odmah fotografirati putem odgovarajuće aplikacije za knjigovodstvo i digitalnu pohranu. Dokument se zatim automatski pohranjuje i postaje dostupan za daljnju obradu.
Kako funkcionira digitalizacija računa?
Proces je vrlo jednostavan:
- Poduzetnik primi R1 račun
- Fotografira ga putem mobilne aplikacije
- Dokument se automatski sprema u sustav
- Knjigovodstvo preuzima dokumentaciju
- Trošak se knjiži i arhivira
Je li fotografirani račun pravno valjan?
Ovo je jedno od najčešćih pitanja. Odgovor je: da, ali uz pravilno organiziran sustav digitalne pohrane i evidentiranja.
Prema važećim pravilima, dokumenti koji su pravilno digitalizirani i pohranjeni mogu se koristiti u poslovanju, pod uvjetom da su ispunjeni određeni zahtjevi.
Važno je da:
- dokument ostane čitljiv
- sadržaj dokumenta nije naknadno mijenjan
- postoji uredna evidencija i arhiva
- dokument se može povezati s konkretnim poslovnim događajem
Kod kvalitetno organiziranih sustava digitalizacije dodatno se automatski evidentiraju podaci poput:
- tko je obavio digitalizaciju
- kada je dokument obrađen
- kojim sustavom ili softverom je obrađen
Ti podaci ostaju povezani s dokumentom i omogućuju sigurnost te sljedivost postupka.
Drugim riječima: nije stvar samo u fotografiranju računa, nego u pravilnom procesu digitalizacije.
Prednosti za poduzetnike
1. Manje papirologije
Nema više registratora, koverti i fizičkog donošenja dokumentacije.
2. Brže knjigovodstvo
Knjigovođa može dobiti dokument odmah nakon kupnje, što ubrzava obradu i smanjuje mogućnost pogrešaka.
3. Manje izgubljenih računa
Papirnati računi često izblijede ili se izgube. Digitalna arhiva ostaje dostupna i pregledna.
4. Jednostavnija kontrola troškova
Poduzetnik može jednostavnije pratiti:
- gorivo
- reprezentaciju
- uredski materijal
- putne troškove
- ostale poslovne izdatke
5. Poslovanje s bilo koje lokacije
Računi se mogu poslati s terena, iz automobila, tijekom službenog puta, iz ureda ili od kuće. Poslovanje više ne ovisi o fizičkom registratoru.
Gdje se digitalizacija najčešće koristi?
Digitalizacija računa posebno je korisna kod:
- goriva i cestarina
- restorana i reprezentacije
- uredskog materijala
- putnih troškova
- parkiranja
- hotelskog smještaja
- sitnih gotovinskih troškova
Umjesto skupljanja računa po džepovima, dovoljne su doslovno sekunde.
Digitalno knjigovodstvo štedi vrijeme
Poduzetnicima je danas najvažnije imati više vremena za klijente, prodaju, razvoj poslovanja i rast tvrtke.
Kada su dokumenti dostupni odmah, komunikacija između klijenta i knjigovodstva postaje jednostavnija, a poslovanje preglednije.
I možda najvažnije: nestaje onaj trenutak panike kada netko kaže: „Pošalji mi račun od prošlog mjeseca.”
Fotografiranje R1 računa putem aplikacije više nije tehnologija budućnosti. Za mnoge poduzetnike to je već svakodnevni način rada.